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IT採購入門方法

作者 : 創捷發布日期 : 2015-09-07分類 : IT採購經驗談

受訪者:郭小姐(管理部行政專員)          公司:天慶醫療儀器

天慶醫療儀器公司的行政專員郭小姐,負責公司總務工作。在機緣巧合之下,郭小姐接手了公司IT採購的工作,本身沒有任何IT背景的郭小姐,從頭開始學習,到現在他已經可以負責公司眾多IT採購項目。從IT採購門外漢到現在可以獨當一面,採購的商品也獲得主管們的肯定。郭小姐用他的親身經驗告訴我們他的學習歷程。

遇到不懂的地方,問就對了
    『過去公司有MIS人員專門負責電腦產品的採購,但MIS人員離職後,公司將MIS業務外包,而IT採購的工作也就轉交給我了。剛開始我什麼都不懂,只好一直詢問合作的業務員,請他教我電腦產品的規格、等級和功能,然後再把我的預算跟需求跟他們說,讓他們提供適合的產品讓我參考,有時候我也會上網去看看產品的功能和價格。反正遇到不懂的問題,開口問就對了!』
     天慶醫療器材公司的郭小姐說,電腦產品的功能業務員一定很清楚,遇到不懂的地方就問他們,這樣子也可以很快速的找到需要的商品。

給我滿意的服務,其餘好談!
    『我很重視採購的感覺,只要造成我的不方便,或者讓我感到不舒服,我就會馬上更換廠商。』
一次,郭小姐幫朋友介紹合作廠商,但是因為金額部分沒有交代清楚,所以造成廠商的小額損失,沒想到廠商竟然打電話向他抱怨。合作7、8年的廠商做出如此不禮貌的事情,造成郭小姐的不便與不悅,在這件事之後郭小姐也終止了彼此的合作關係。
     某次,主管介紹廠商給郭小姐,但是廠商給的商品資料不完整,服務態度也很不好,但當時沒有辦法更換廠商,只好硬著頭皮合作。直到下次採購時,郭小姐便馬上更換了廠商。畢竟身為採購人員,沒理由買了東西還要受氣。
     從事採購工作多年的郭小姐強調,他很重視採購過程的感覺和合作默契。郭小姐是個性很直爽的人,他答應別人的事情一定會做到,同樣的他也希望廠商答應的事情也可以做到,不要中途生變,造成他的不方便。這樣的情況只要發生過一次,他就會更換廠商。郭小姐說他要的是一百分的合作廠商。

採購流程化繁為簡    
    『目前我的做法是,採購某些品牌的同型電腦,一來品質有保障,二來維修便利。自行組裝電腦出了問題也不知道該怎麼解決,處理起來費時又費力。採購一定要省去不必要的麻煩,所以就算品牌電腦貴一點,我也會選擇。』
     當接觸到不熟悉的採購工作時,必須簡化採購的流程和採購窗口溝通,免去不必要的麻煩。郭小姐認為,簡化採購最需要的是擁有合作默契的廠商,目前天慶的合作對象──創捷國際,他們提供的產品價格優惠,服務更是令郭小姐讚不絕口。
     創捷的業務員不厭其煩的教導郭小姐電腦產品的相關資訊,提供她適合的採購商品,盡力配合郭小姐的採購需求。在產品資訊的提供、採購建議以及產品疑問的解答都十分完整,加上產品準時送達,售後服務迅速,服務態度親切,都是郭小姐持續與創捷合作的緣故,現在他也不吝嗇的將創捷推薦給大家。
    從不懂IT採購到可以獨當一面,這是一個困難的過程。不懂就問的作風,替郭小姐節省了許多尋找資訊的時間;化繁為簡的採購流程,讓她可以順利完成公司交代給他的IT採購任務。郭小姐用的她真實故事分享他的採購經驗。

採購TIPS
1.    遇到不懂的地方就詢問業務員。
2.    採購流程化繁為簡。
3.    和廠商建立良好的合作默契。

王牌採購人員
郭小姐,天慶醫療儀器公司行政專員,負責公司總務、採購以及行政業務。擁有13年的公司採購經驗,對於採購的流程有個人熟悉的做法,不畏困難的態度,讓他完成許多採購任務,也贏得了主管對她的信任。