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價格不是唯一,服務才是關鍵

作者 : 創捷發布日期 : 2015-09-07分類 : IT採購經驗談

受訪者:林小姐(管理部專員)          公司:時報文化

『我通常會根據業務員的服務態度決定要不要合作…』
    時報文化管理部的林小姐,從訪談一開始就不斷地強調服務的態度。擁有十五年採購資歷的林小姐,他經手過的採購案件,小至辦公室文具,大至辦公室裝潢,包羅萬象,當然他對於採購這項工作,也有獨特的看法。

價格不一定是優先條件
    一般來說,林小姐的採購方式會統整公司同仁的需求,透過會議通過採購方案,再匯集專業部門的意見進行採購。做法上會在三家廠商裡選擇一家廠商合作,絕對不讓任何一家合作廠商獨大。這樣的做法一方面可以透過比價取得最優惠的價格,一方面也透過廠商競爭的方式,提升服務的品質。林小姐很坦白的表示,採購這項工作無非是找尋最佳的解決方案,而採購的過程往往只需要十來分鐘就可以做決定,因此優質的服務內容與態度讓價格不再是採購的唯一指標。

採購工作其實可以很容易
    「有一次在我休假的時間,辦公室的飲水機故障了。當時為了聯絡飲水機公司來修理,同事花了一整天在聯絡廠商事宜上面。隔天我找了負責的業務員,馬上就修理好了…」林小姐強調,複雜的連絡窗口,耗時費力,簡化採購的窗口,是她的採購秘訣。
和業務員建立良好的友誼,維持長久的合作關係,也是林小姐所強調的。她表示,目前有三家長期合作對象,其中她覺得創捷國際的謝小姐最積極、最貼心、最有信用。她不但會積極追蹤每一筆生意,根據客戶的需求給予最適合的商品;根據客戶的需求將商品做分類,免去客戶不必要的麻煩;最迅速的售後服務,即使過了七日的產品鑑賞期,依然幫您做劣品更換。
另外,林小姐強調公司內部制度化的採購流程,因為大家照著制度走,才能讓採購的流程順暢,幫採購人員節省時間,提高效率。因此林小姐認為制度化採購流程、簡化採購的窗口和建立長久的合作關係,是她使採購工作變容易的的關鍵。

業務員的態度是關鍵
    林小姐表示,在採購的過程中業務員扮演了關鍵性的角色,因為他通常只會找業務員商談採購的事宜;一名態度積極、服務親切的業務員,正是林小姐眼中最佳的合作夥伴。「有一次,同事們想要購買隨身碟。這樣小額的採購大部份的廠商都不願意接,因為利潤低,但是謝小姐卻很爽快的直接贈送。她這樣阿莎力的做法,省去我再次找廠商報價的麻煩,也讓我更願意與她合作。」訪談中,林小姐不斷的推薦創捷國際的業務員—謝小姐;她的服務態度十分親切,積極的追蹤每一筆生意,用心成交每一筆交易,售後服務迅速,絕不拖泥帶水。這樣的服務品質,不僅簡化了林小姐的麻煩,也替自己贏得訂單,創造雙贏的局面。
    看似普通的採購工作,背後卻隱含了大學問。林小姐表示,做生意不僅僅是金錢上的往來,也是人情上的交流。一再強調服務態度和合作關係的林小姐,用她的真實故事,告訴我們屬於她的採購哲學。

採購工作的關鍵TIPS
1.    簡化採購和後續服務的窗口。
2.    採購過程多聽報價,不要讓選擇太過單一。
3.    建立良好的內部採購流程,提高採購效率。
4.    和業務員建立良好的關係,創造雙贏的局面。

王牌採購人員小檔案
林小姐,黃金六年級生,時報文化出版社管理部專員,在職超過10年,負責公司大小採購事宜和辦公用品報修等總務行政工作。本著一顆同理心從事採購工作,建立了優質的高效率採購流程,替公司解決了許多的採購難題與麻煩。